Секретар постійно діючої конкурсної комісії заводить конкурсну справу для кожного конкурсу, який проводить постійно діюча конкурсна комісія, яка включає:
книгу реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, що стосується конкурсу;
протоколи засідань постійно діючої конкурсної комісії;
протоколи кваліфікаційного відбору з висновком (висновками) про допущення або недопущення претендентів до участі у конкурсі пропозицій, висновками щодо відсутності підстав для відмови в участі у конкурсі;
протоколи розгляду конкурсних пропозицій (протоколи про результати оцінювання конкурсних пропозицій);
заявки на участь у конкурсі, конкурсні пропозиції та додані до них документи;
листи, звернення, запити осіб, зацікавлених в участі у конкурсі, потенційних концесіонерів, претендентів та учасників конкурсу, отримані поштою, електронною поштою, нарочно, а також копії наданих постійно діючою конкурсною комісією відповідей;
забезпечення конкурсних пропозицій, надані учасниками;
інші матеріали, що стосуються конкурсу.