На кожного військовослужбовця (на сім'ю), взятого на квартирний облік, заводиться облікова квартирна справа. Обліковій справі дається номер, відповідний номеру в книзі обліку осіб, які стоять на черзі на одержання житлового приміщення.
Облікові квартирні справи зберігаються як документ суворої звітності за місцем квартирного обліку. При отриманні житла громадянами облікові справи зберігаються не менше 5 років.