Військовослужбовець, який має підстави бути визнаним таким, що потребує поліпшення житлових умов, формує квартирну справу; якщо за попереднім місцем служби він перебував на квартобліку, то вона надсилається поштою до військової частини за новим місцем служби. Одночасно за новим місцем служби пишеться рапорт (додаток 1) про взяття на квартирний облік.
До рапорту, долученого до квартирної справи, додаються:
- довідка-заява (додаток 2), підписана повнолітніми членами сім'ї, які разом проживають, мають самостійне право на отримання житлового приміщення і бажають стати на квартирний облік разом із заявником;
- довідка (оригінал) з місця проживання про склад сім'ї і прописку, яку видає житлово-експлуатаційна контора (надалі - ЖЕК), квартирно-експлуатаційна частина (надалі - КЕЧ) (додаток 3);
- довідка про склад сім'ї військовослужбовця згідно з особовою справою;
- довідка для військовослужбовців про проходження служби (послужний список) згідно з особовою справою;
- довідка з місця роботи (або навчання) повнолітніх членів родини, за відсутності у працездатного члена сім'ї роботи подається завірена ксерокопія першої і останньої сторінки трудової книжки;
- письмове зобов'язання здати житло від членів сім'ї, які мають самостійне право на одержання житлового приміщення і залишились проживати в квартирі, отриманій за попереднім місцем служби (завірене начальником ЖЕК, КЕЧ);
- документи, що підтверджують право на пільги при отриманні житла;
- довідка (оригінал) про здавання або інше використання житла за попереднім місцем служби (додаток 4).
У разі потреби до заяви додаються інші документи, на вимогу адміністрації військової частини або житлової комісії.