Структурні підрозділи за 3 дні до приїзду дітей у письмовій формі повідомляють адміністрацію Закладів про кількість дітей, дату і час прибуття, транспорт, яким вони прибувають, та подають аналогічну інформацію за 3 дні до від’їзду дітей із Закладів.
Заклади забезпечують зустріч і перевезення груп дітей від залізничного вокзалу, аеропорту, автовокзалу до Закладів під час прибуття та від’їзду дітей. Приймання дітей проводиться безпосередньо в Закладах.