Назви файлів повинні відповідати формату:
NNNZXXYY.dbf,
де: NNN - тризначне кодове найменування виду господарської діяльності згідно із додатком 3;
Z - ознака типу відомостей, може приймати значення:
"V" - відомості про видані, переоформлені ліцензії, видані дублікати ліцензій на провадження певного виду господарської діяльності, про анульовані або визнані недійсними ліцензії;
"R" - відомості про окремі роботи (операції, послуги), що провадяться в межах певного виду господарської діяльності;
"F" - відомості про філії або інші відокремлені підрозділи ліцензіата, які провадять господарську діяльність на підставі виданої копії ліцензії, про ліквідацію філії або іншого відокремленого підрозділу, про припинення провадження філією або іншим відокремленим підрозділом певного виду господарської діяльності;
"U" - відомості про видані органом ліцензування розпорядження про усунення порушень ліцензійних умов;
ХХ - номер місяця, за який надається звіт (від 01 до 12);
YY - дві останні цифри року, за який надається звіт.
Наприклад, у файлах UGPV0101.dbf, UGPR0101.dbf, UGPF0101.dbf, UGPU0101.dbf Головним управлінням Державної пожежної охорони МВС України подаються звітні відомості до Єдиного ліцензійного реєстру ( 364-96-п ) про ліцензійну діяльність у січні 2001 року.