Обов'язки із формування та ведення бази даних покладаються на відділ з формування та ведення єдиної бази даних про підприємства-банкрути (далі - відділ) та відділення Агентства в регіонах.
Відділ є адміністратором бази даних, забезпечує її формування, ведення, експлуатацію програмно-технічних засобів та їх підтримання у робочому стані, захист даних від несанкціонованого доступу на всіх технологічних ланках, формує, за дорученням керівництва Агентства, аналітичні та довідкові матеріали.
Відділення Агентства забезпечують збір повідомлень від арбітражних керуючих та копій ухвал і постанов арбітражних судів, їх обробку та формування регіональних баз даних.