Посадовими особами, відповідальними за ведення медичного обліку, є:
начальник Науково-дослідного інституту проблем військової медицини Збройних Сил України (на державному рівні);
начальники медичної служби видів Збройних Сил України, оперативних командувань та начальники відділів загальнолікарської допомоги поліклінік центральних, базових госпіталів та Головного військово-клінічного госпіталю (на регіональному рівні);
начальники медичних служб військових частин, з'єднань, об'єднань і закладів, а в гарнізонних та базових госпіталях - начальники відділів загальнолікарської допомоги поліклінік (на територіальному рівні).