Зарахування учасників спортивних заходів на харчування проводиться наказом організаторів, які проводять (забезпечують) спортивні заходи.
У наказі про зарахування на харчування зазначаються:
у разі проведення спортивних змагань - назва команди, її склад (окремо спортсмени, інші учасники) і дата зарахування на харчування;
у разі проведення навчально-тренувальних зборів - прізвище та ініціали кожного учасника із зазначенням як хто він прибув на збори, дата зарахування на харчування.
Підставами для видання наказу про зарахування на харчування і зняття із забезпечення харчуванням є:
на спортивних змаганнях - довідка мандатної комісії спортивного змагання, в якій зазначається назва команди, її кількісний і особовий склад, допущений на спортивне змагання (окремо спортсмени, інші учасники), як хто вони прибули на спортивне змагання і час прибуття;
на навчально-тренувальних зборах - наказ про проведення зборів або затверджений список учасників навчально-тренувальних зборів і рапорт керівника (начальника) збору із зазначенням дати прибуття учасників на збори або їх вибуття.
Під час проведення навчально-тренувальних зборів на базах громадських спортивних організацій поза пунктом постійної дислокації військової частини, яка проводить (забезпечує) збори, зарахування на харчування і зняття із забезпечення харчуванням дозволяється проводити наказами керівника (начальника) зборів.