Для організації роботи на навчально-тренувальних зборах і обліку виконаних заходів керівником (начальником) зборів і тренерським складом, який залучається до цього заходу, розробляються та затверджуються такі документи:
план проведення навчально-тренувальних зборів;
розклад дня зборів;
відомість на видачу коштів на харчування учасників зборів;
список спортсменів та закріплених за ними тренерів.
На навчально-тренувальних зборах керівником (начальником) зборів ведеться журнал обліку проведення і відвідування занять.