Організатором навчально-тренувальних зборів у встановленому порядку видається наказ, яким визначаються, зокрема, напрям навчально-тренувального збору, строки, місце проведення, кількісний склад учасників навчально-тренувального збору, обсяги та джерела його фінансування, матеріально-відповідальна особа та особа, відповідальна за дотримання учасниками заходу правил безпеки, а також затверджується поіменний склад учасників навчально-тренувального збору.