Конкурс проводиться щороку в листопаді на добровільних засадах.
Учасники Конкурсу виконують завдання, складені на основі пропозицій країн - учасників Конкурсу, розроблених та затверджених на щорічній Міжнародній конференції спільноти BEBRAS.
Завдання, які пропонуються від України, розробляються та затверджуються на семінарі (нараді) Координаційної ради.
Зміни до завдань, прийнятих Міжнародною конференцією спільноти BEBRAS, вносяться Координаційною радою за попередньою згодою з Міжнародним оргкомітетом BEBRAS.
Перелік завдань для проведення Конкурсу в Україні затверджується Оргкомітетом Конкурсу.
Регіональні координатори (координатор в Автономній Республіці Крим, обласні координатори, міські координатори в містах Києві та Севастополі) реєструються Оргкомітетом Конкурсу.
Для участі в Конкурсі у встановлені Оргкомітетом строки та у визначеній ним формі регіональні координатори подають до Оргкомітету зведені заявки на участь у Конкурсі.
Не менше ніж за день до початку Конкурсу Оргкомітет надсилає координаторам закодований пакет (файл) із завданнями Конкурсу та необхідні інструкційні та інформаційні матеріали.
Пароль до пакета кожен учень отримує не більше ніж за 2 хвилини до початку Конкурсу.
Місцеві координатори Конкурсу за дорученням Оргкомітету реєструються регіональними координаторами. Діяльність місцевого координатора може охоплювати один або декілька навчальних закладів.
Для участі в Конкурсі кожен бажаючий реєструється в місцевого координатора, який виконує організаційні заходи щодо проведення Конкурсу в даному навчальному закладі.
Регіональні координатори організовують збір заявок на участь у Конкурсі від місцевих координаторів.
У навчальному закладі Конкурс організовує та проводить місцевий координатор разом із вчителями інформатики, іншими педагогічними працівниками (за згодою).