Підтвердження участі команди в етапах Кубка надсилається до позашкільного навчального закладу, який відповідає за організацію туристсько-краєзнавчої роботи у відповідній адміністративно-територіальній одиниці, де проводяться змагання, що входять до заліку Кубка, у встановлені строки.