Департамент інтелектуальної власності повідомляє членів комісії, а також організацію колективного управління, що подала заяву про акредитацію, про порядок денний запланованого засідання, дату, час і місце його проведення, а також надсилає/надає членам комісії та організації колективного управління необхідні матеріали в електронному або паперовому вигляді.