Використання ІКС Гаряча лінія здійснюється користувачами в електронному кабінеті користувача, до якого такий користувач отримує доступ після проходження процедури електронної ідентифікації / автентифікації, у тому числі з використанням інтегрованої системи електронної ідентифікації, кваліфікованого електронного підпису чи печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки та процедури авторизації через контакт-центр.
Інформаційними джерелами, які є підставами для внесення інформації до ІКС Гаряча лінія є інформація надана заявниками за допомогою електронних засобів зв’язку.
Порядок роботи контакт-центру визначається власником ІКС Гаряча лінія.
Процеси ІКС Гаряча лінія визначаються її власником виходячи з необхідності реалізації права громадян на звернення з питань, що належать до повноважень Мінреінтеграції та захисту прав і свобод осіб, які порушено внаслідок тимчасової окупації частини території України або втрати контролю над її частиною.
Дані ІКС Гаряча лінія використовуються її користувачами виключно з метою:
реєстрації звернень громадян та інформування про результати розгляду таких звернень, у тому числі за допомогою інтерактивних інструментів взаємодії;
формування організаційної та аналітичної звітності;
ведення обліку звернень громадян;
проведення автоматизованих інтерактивних опитувань.
Об’єктом ІКС Гаряча лінія є персональні дані особи, що вносяться до ІКС Гаряча лінія, обробляються, зберігаються, змінюються, видаляються або знищуються відповідно до законодавства про захист персональних даних.