Головний спеціаліст, провідні спеціалісти, спеціалісти Департаменту, які забезпечують ведення діловодства , виконують обов’язки, визначені цим Положенням, а також інші згідно з посадовими інструкціями та/або розподілом обов’язків, зокрема:
- забезпечують виконання вимог наказів, завдань і доручень керівництва Офісу Генерального прокурора з питань діловодства;
- здійснюють ведення діловодства у структурних підрозділах Департаменту;
- приймають вхідну та внутрішню кореспонденцію, реєструють у відповідних книгах обліку, невідкладно передають її керівництву Департаменту, управлінь, відділів для організації розгляду та прокурорам, а також іншим структурним підрозділам на розгляд і виконання;
- реєструють вихідні документи, передають їх до служби діловодства Офісу Генерального прокурора для відправлення адресатам;
- формують номенклатурні справи та наглядові провадження, оформляють і передають їх до архівного фонду Офісу Генерального прокурора;
- вносять до системи електронного документообігу органів прокуратури необхідні дані щодо документів, які перебувають на розгляді в Департаменті;
- спільно з керівництвом структурних підрозділів Департаменту складають номенклатури справ;
- реєструють та ведуть облік документів з грифом обмеження доступу «Для службового користування», що надійшли на розгляд до Департаменту;
- оформляють і надсилають до суду, а також сторонам у судових справах процесуальні документи;
- оформляють закінчені в діловодстві документи і передають їх на зберігання до архівного фонду Офісу Генерального прокурора;
- стежать за наближенням термінів виконання документів, взятих на контроль, доповідають керівнику відповідного структурного підрозділу про всі випадки недотримання строків їх виконання;
- забезпечують оперативний підбір, передачу, проходження документів, їх збереження;
- забезпечують друкування та тиражування документів, їх доставку адресатам, підбір наглядових проваджень, виконання інших доручень керівників і працівників структурних підрозділів у межах їх компетенції;
- ведуть облік документів і передають щомісяця дані про документообіг закріплених підрозділів до служби діловодства Офісу Генерального прокурора;
- відповідають за належне ведення книг обліку, карток обліку руху документів тощо;
- виконують програмні й технічні завдання з комп’ютерно-інформаційного забезпечення діяльності Департаменту, управлінь і відділів;
- за резолюцією керівництва Департаменту, його структурних підрозділів ознайомлюють із документами працівників, надають їм необхідні документи, матеріали;
- ведуть облік робочого часу працівників Департаменту;
- постійно підвищують рівень своєї професійної компетентності, беруть участь в оцінюванні результатів своєї службової діяльності;
- виконують інші завдання та службові доручення керівництва Департаменту, управлінь і відділів.