Обласні інститути післядипломної педагогічної освіти або методичні установи, яким доручено проводити апробацію, до 1 жовтня поточного року надають НМЦ середньої освіти інформацію про навчальні заклади і вчителів, які будуть здійснювати апробацію навчального видання, та відповідальну особу, що організовує апробацію в регіоні. На підставі цієї інформації з ними укладаються угоди та обумовлюються строки і форми звітності.