Технічний стан пам'ятки визначається на підставі акта технічного стану та інших документів, що містять відомості про обстеження технічного стану фахівцями, уповноваженими виконувати такі роботи.
Акт технічного стану пам'ятки складається за формою, затвердженою Мінкультури. Стосовно ансамблю (комплексу) складається окремий акт на кожний об'єкт, що входить до складу цього ансамблю (комплексу). Акт технічного стану поновлюється не рідше ніж раз на п'ять років, а також після проведення ремонтних, реставраційних та інших робіт чи внаслідок дії чинників, що призвели до руйнування або пошкодження пам'ятки, - у п'ятиденний термін після зміни її технічного стану.
Відповідність даних акта технічного стану пам'ятки та інших документів, наданих оцінювачу, технічному стану пам'ятки на дату оцінки підтверджується особисто оцінювачем шляхом візуального або інструментального обстеження пам'ятки та фотографування зовнішніх фасадів, інтер'єрів, архітектурних та конструктивних елементів тощо, які мають характерні ознаки фізичного зносу.
У разі виявлення розбіжностей зазначених у документах даних з реальним станом пам'ятки або недостатнього обсягу інформації про її експлуатаційну надійність суб'єкт оціночної діяльності - суб'єкт господарювання письмово повідомляє про це замовника оцінки і припиняє виконання робіт до отримання достовірних даних щодо технічного стану пам'ятки на дату оцінки. У разі неможливості отримання таких даних оцінювач самостійно або із залученням відповідних спеціалістів проводить роботи з визначення технічного стану об'єкта оцінки.
Інформація про технічний стан пам'ятки є основою для визначення витрат на ремонтно-реставраційні роботи, проведення яких необхідне для забезпечення експлуатаційної придатності пам'ятки, яка передбачає її технічну надійність та функціональну придатність.