У разі вилучення у встановленому законодавством порядку чи втрати Журналу приймання-передачі, Журналу інцидентів, Журналу регламентних робіт відповідальна особа невідкладно заводить новий Журнал приймання-передачі, Журнал інцидентів, Журнал регламентних робіт та розпочинає ведення відповідних журналів з дати їх вилучення/втрати.
Ведення та заповнення Журналу приймання-передачі, Журналу інцидентів та Журналу регламентних робіт здійснюється із застосуванням системи електронного документообігу Держмитслужби з використанням кваліфікованого електронного підпису.