На підставі наряду підрозділ, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік у ТО (МТО, УП), оформляє видатковий документ згідно з типовими формами бухгалтерського обліку в чотирьох примірниках.
Після отримання видаткових документів один примірник наряду залишають у підрозділі, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік.
Видаткові документи затверджує особа, уповноважена наказом керівника ТО (МТО, УП).
Під час видачі (прийому) озброєння начальник складу озброєння зазначає фактичну видачу (прийом) у видатковому документі.
Перший примірник виконаного видаткового документа начальник складу озброєння повертає до підрозділу, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік у ТО (МТО, УП), для відображення в бухгалтерському обліку ТО (МТО, УП), другий - отримувачу (здавачу) озброєння для обліку за місцем зберігання отриманого озброєння. Третій примірник передається до служби озброєння для внесення змін до обліку шляхом відображення в книзі обліку озброєння (додаток 4), четвертий примірник залишається у начальника складу озброєння для відображення переміщення озброєння в картках складського обліку (додаток 5).
До видаткового документа за потреби додають відомість довільної форми у двох примірниках, у якій щодо зброї, яка має відповідні виробничі дані, зазначають серію, номер, рік виготовлення; щодо боєприпасів - їх виробничі дані (серія, рік, завод).