На підставі наряду підрозділ, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік у БЕБ, оформляє видатковий документ згідно з вимогами чинного законодавства у трьох примірниках.
Після отримання видаткових документів один примірник наряду залишають у підрозділі, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік.
Перший примірник виконаного видаткового документа повертається до підрозділу, який здійснює фінансове забезпечення та бухгалтерський облік у БЕБ, другий - отримувачу (здавачу) зброї для обліку за місцем зберігання отриманої зброї. Третій примірник зберігається у відповідального за зброю про що вноситься відповідний запис до книги обліку вогнепальної зброї (додаток 4).
До видаткового документа за потреби додають відомість довільної форми у двох примірниках, у якій зазначають серію, номер, рік виготовлення зброї, а щодо боєприпасів - їх виробничі дані (серія, рік, найменування виробника).