Черговий по станції, з якої відправляється відбудовний поїзд, передає поїзному диспетчеру інформацію про ступінь негабаритності відбудовного поїзда та максимальну швидкість його слідування, забезпечує видачу попередження машиністу локомотива, виданого під відбудовний поїзд.
Поїзний диспетчер у кожному разі передачі реєстрованого наказу про відправлення відбудовного поїзда на станції й дільниці зобов'язаний указати ступінь негабаритності відбудовного поїзда й забезпечити умови його безпечного пропуску на дільниці, керуючись вимогами діючих інструкцій та правил.
Чергові по станціях, отримавши наказ поїзного диспетчера, здійснюють пропуск відбудовного поїзда з негабаритною технікою згідно з вимогами технічно-розпорядчого акта станції.
При прямуванні відбудовного поїзда кількома дільницями, що належать до різних дирекцій залізничних перевезень, поїзний диспетчер дільниці наказом сповіщає поїзних диспетчерів сусідніх дільниць і дирекцій залізничних перевезень про негабаритність та швидкість слідування поїзда.