У разі проведення спільних колегій, нарад, семінарів та інших заходів (з визначеною кількістю осіб) пропуск до адмінбудівлі здійснюється після пред’явлення відвідувачами документів, що посвідчують особу, за списками (із зазначенням в алфавітному порядку їх прізвища, імені та по батькові (за наявності), посад, місць роботи), що підписуються керівником уповноваженого структурного підрозділу, відповідального за проведення заходу, та передаються на пост служби охорони порядку.