Командир військової частини або військовий комісар районного (міського) військового комісаріату (ТЦК та СП) не пізніше ніж за 45 календарних днів до початку оздоровчої зміни (дати від’їзду дітей до ДЗОВ) письмово повідомляє за територіальним принципом відповідний обласний військовий комісаріат (ТЦК та СП), а в місті Києві - Київський МВК про потребу перевезення дітей до ДЗОВ і у зворотному напрямку у складі організованої групи.
Разом зі списком дітей, які направлятимуться (плануються до направлення) до ДЗОВ, командир військової частини надає пропозицію щодо особи (осіб), яка (які) супроводжуватиме(уть) організовану групу дітей, з числа військовослужбовців або працівників Збройних Сил України.