Після прибуття до ДЗОВ керівник групи повинен надати особам, призначеним відповідно до наказів ДЗОВ відповідальними за приймання та відправлення дітей, три примірники затверджених списків дітей і належним чином оформлені путівки та медичні довідки, копії документів, що посвідчують особу дитини, і письмову згоду батьків (осіб, які їх замінюють).