Рішення Мінкультури про вилучення приймається на підставі листа-клопотання музею, до якого додаються:
витяг з протоколу ФЗК музею;
акт про звірення наявності музейних предметів з обліковою документацією;
копія міжнародного договору або судового рішення, що набрало законної сили (у разі повернення культурних цінностей/предметів);
акт про пошкодження предмета (у разі знищення, руйнування, непоправного пошкодження предмета);
висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації (у разі знищення, руйнування, непоправного пошкодження предмета).