Рішення Мінкультури про передачу на постійне зберігання музейних предметів приймається на підставі листа-клопотання уповноваженого органу управління музею, який передає предмети, до якого додаються:
перелік музейних предметів із зазначенням їх даних згідно з реєстрацією у книгах обліку музею, який передає предмети, завірений в установленому порядку керівником і головним зберігачем музею та скріплений печаткою музею (у разі наявності);
завірені в установленому законодавством порядку копії:
листа-згоди музею, який передає предмети, до уповноваженого органу управління музею;
листа-згоди уповноваженого органу управління музею, який приймає предмети;
протоколів ФЗК музею, який передає, і музею, який приймає предмети, з визначенням оціночної вартості предметів, що передаються.