Акти приймання-передавання складаються у трьох примірниках.
В акті приймання-передавання зазначаються: вид зберігання (постійне або тимчасове, у разі приймання на тимчасове зберігання - термін зберігання), стан збереженості, мета приймання-передавання (експозиція, реставрація, зберігання, експертиза тощо), рішення, на підставі якого здійснюється приймання-передавання.
До акта приймання-передавання додається довідка, у якій зазначаються: історія предмета, час і місце побутування, перебування на виставках або експозиціях тощо.
Усі примірники акта приймання-передавання завіряються підписами осіб, які передають і приймають предмети, та головного зберігача, якщо він не є стороною приймання і передавання предмета.
Акти приймання-передавання затверджуються керівником музею та скріплюються печаткою музею (у разі наявності).
Один примірник акта приймання-передавання зберігається у головного зберігача або у відділі обліку, інший - у відповідального зберігача.
У разі приймання-передавання предметів, що містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, до акта приймання-передавання додається копія акта експертних випробувань музейних експонатів з дорогоцінних металів та вставок дорогоцінного каміння, складеного за формою згідно з додатком 16 до Інструкції про здійснення державного експертно-пробірного контролю (далі - акт експертних випробувань).