Книги надходжень основного фонду, інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги підлягають цифровому фотокопіюванню. Зберігання фотокопій на електронних носіях інформації здійснюється згідно з Технічними вимогами підготовки і збереження даних, наведеними у додатку 1 до наказу Міністерства культури України від 05 листопада 2014 року № 943, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 листопада 2014 року за № 1445/26222.
У разі внесення змін до рукописних книг обліку відповідні аркуші підлягають цифровому фотокопіюванню та зберіганню як невід’ємна частина фотокопій цих книг.