У кінці року всі акти, складені музеєм, разом із додатками із пронумерованими аркушами прошнуровуються та формуються в окремі томи відповідно до виду актів, завіряються підписами керівника і головного зберігача музею, скріплюються печаткою музею (у разі наявності) та передаються на постійне зберігання у відділ обліку. На кожен вид актів музею складається опис, який включає: номер тому, рік складання опису, перший і останній номери актів у томі, кількість аркушів у томі тощо.