Після завершення перенесення записів до нової книги обліку складається акт про заміну рукописної книги обліку (далі - акт заміни), в якому зазначаються:
номер і назва рукописної книги обліку, яка замінюється (далі - стара книга);
причина та спосіб заміни;
кількість зареєстрованих у старій книзі одиниць обліку;
інформація про внесені раніше зміни і виправлення до старої книги;
кількість одиниць обліку, номери яких були раніше вилучені зі старої книги, їх перелік;
кількість одиниць обліку, що переносяться до нової книги;
інша необхідна інформація.
Форма акта заміни визначається внутрішньою інструкцією музею.