Заміна рукописних книг обліку здійснюється за рішенням уповноваженого органу управління музею, яке оформлюється у вигляді наказу.
Рішення уповноваженого органу управління музею про заміну рукописних книг обліку приймається на підставі письмового звернення музею, до якого додається протокол ФЗК музею з обґрунтуванням причин і способу заміни (створення нової рукописної книги обліку та оцифрування старої облікової книги, що замінюється).