Характер змін і виправлень, які необхідно внести до книги обліку, зазначаються в акті про невідповідність фактичного стану предмета його опису в фондово-обліковій документації, який складається за формою, визначеною внутрішньою інструкцією музею, затверджується протоколом ФЗК музею і зберігається у відділі обліку.