Кожній книзі обліку присвоюється індивідуальний шифр, який включає літерний шифр книги та номер тому. Інвентарним книгам присвоюється шифр відповідної групи зберігання.
У музеях, фонди яких систематизовані за відділами та/або філіями, крім вказаних шифрів, книгам обліку додатково присвоюється літерний або цифровий шифр відповідного відділу чи філії.
Порядок присвоєння шифрів книгам обліку визначається внутрішньою інструкцією музею.