На кожне місце зберігання музейних предметів у фондах та експозиціях (виставках) музею складається топографічний опис, в якому зазначаються: облікові номери згідно з реєстрацією музейних предметів у відповідній книзі обліку, назва і стислий опис предметів, кількість предметів групи зберігання, місце зберігання, дата складання опису тощо.
Топографічний опис складається у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі обліку, інший - у відповідального зберігача. Копія топографічного опису прикріплюється на місце зберігання предметів.
Топографічний опис підписується відповідальним зберігачем, керівником відділу обліку та головним зберігачем. Топографічний опис предметів експозиції (виставки) затверджується керівником музею.
Дані про рух предметів у музеї вносяться до графи «Примітки» відповідної книги обліку та топографічного опису.