Облік предметів фонду музею, прийнятих на постійне зберігання, здійснюється у 3 етапи:
перший етап (первинна реєстрація) - складання акта приймання-передавання предметів і реєстрація їх у відповідній книзі надходжень основного або науково-допоміжного фондів;
другий етап - реєстрація предметів у інвентарній книзі;
третій етап - реєстрація предметів, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, у спеціальній інвентарній книзі (обов’язковий для музеїв, які мають такі предмети).