Відповідальний зберігач зобов’язаний здійснювати контроль за рухом предметів та умовами їх зберігання, вести облік виданих і прийнятих ним предметів, невідкладно повідомляти керівника структурного підрозділу, що відповідає за облік, та головного зберігача про всі випадки виявлення порушень умов зберігання в експозиційних залах, фондосховищах (несанкціоноване розкриття обладнання, пошкодження запорів, пломб чи печаток, відхилення від встановленого температурно-вологісного та інших режимів зберігання), втрати, пошкодження, руйнування предметів фонду музею, невідкладно складати акти про всі випадки виявлення зазначених порушень з фотофіксацією та детальним викладенням обставин та причин виявлених фактів.