Приймання і передавання справ при призначенні або звільненні відповідального зберігача здійснюються у присутності комісії, утвореної згідно з наказом керівника музею, і оформляються актом, в якому фіксуються загальний стан і дані про кількість прийнятих предметів фонду музею, дані звірянь наявності предметів із фондово-обліковою документацією та кількість предметів фонду музею, не виявлених під час приймання і передавання справ.