Приймання і передавання справ при призначенні або звільненні головного зберігача проводяться у присутності комісії, утвореної згідно з наказом керівника музею, і оформлюються актом, в якому фіксуються загальний стан і дані про кількість предметів фонду музею відповідно до книг обліку, кількість та стан фондово-облікової документації, фондосховищ, експозиційного та фондового обладнання музею тощо.