У графі 3 зазначаються:
назва предмета, яка починається з предметного слова, наприклад «скриня дерев’яна»;
автор або виробник предмета (за наявності);
стислий опис предмета з інформацією про дату і місце створення (за наявності) або виявлення, техніку виготовлення, інші характерні особливості, достатні для ідентифікації предмета, а також наявні облікові позначення.
2. У графі 4 зазначається кількість одиниць зберігання, зареєстрованих під одним обліковим номером (наприклад, кількість предметів у сервізі, меблевому гарнітурі тощо).
3. У графі 5 зазначаються матеріал, з якого виготовлений (створений) предмет, та його розміри.
4. У графі 6 зазначаються проба і маса дорогоцінних металів, маса дорогоцінного каміння згідно з актом експертних випробувань.
5. У графі 7 зазначається стан збереженості предмета на момент реєстрації (добрий (без пошкоджень), задовільний, незадовільний).
6. У графі 8 зазначається оціночна та страхова вартість предмета у разі її визначення.
7. У графі 9 зазначаються:
джерело надходження: музей, галерея, інші фізичні та юридичні особи;
реквізити акта приймання-передавання та інших документів: відповідного договору, наказу Мінкультури (уповноваженого органу управління), розрахункових та інших документів, що є підставою для приймання предмета на тимчасове зберігання до музею.
8. У графі 10 зазначаються найменування структурного підрозділу музею, в якому зберігається предмет, прізвище, ім’я та по батькові відповідального зберігача цього предмета.
9. У графі 11 зазначаються:
мета приймання предмета: експонування, експертиза, тимчасове зберігання, реставрація, наукова атрибуція;
термін зберігання: календарна дата (день/місяць/рік), до якої зберігається предмет.
10. У графі 12 зазначається фактична дата повернення предмета.
11. У графі 13 зазначається за потреби додаткова інформація, зокрема дані про особливості зберігання та руху предмета тощо.