У графі 3 зазначаються:
назва предмета (матеріалу), яка починається з предметного слова, наприклад «рама дерев’яна»;
автор або виробник предмета (матеріалу);
стислий опис предмета (матеріалу) з інформацією про дату і місце його створення (за наявності) або виявлення, матеріал та техніку виготовлення, розміри, інші характерні особливості, достатні для ідентифікації, а також опис візуальних характеристик предмета чи матеріалу (наявність клейм, марок, підписів на ньому тощо).
2. У графі 4 зазначається кількість одиниць зберігання, зареєстрованих під одним обліковим номером.
3. У графі 5 зазначається стан збереженості предмета (матеріалу) на момент реєстрації (добрий (без пошкоджень), задовільний, незадовільний).
4. У графі 6 зазначається оціночна та страхова вартість предмета (матеріалу) у разі її визначення.
5. У графі 7 зазначаються:
джерело надходження: музей, галерея, органи доходів і зборів, інші фізичні та юридичні особи;
спосіб надходження: закупівля, дарування, спадщина, обмін, експедиція, передавання тощо;
реквізити акта приймання-передавання та інших документів: відповідного договору, заповіту, рішення суду, розрахункових та інших документів, що є підставою для приймання предмета (матеріалу) до фонду музею.
6. У графі 8 зазначається за потреби додаткова інформація, зокрема дані про рух предмета, зміну його атрибуції та реквізити документів, що є підставою для її зміни, тощо.