У графі 3 зазначаються:
назва предмета, яка починається з предметного слова, наприклад «скриня дерев’яна»;
автор або виробник предмета (за наявності);
стислий опис предмета з інформацією про дату і місце створення (за наявності) або виявлення, техніку виготовлення, інші характерні особливості, достатні для ідентифікації предмета, а також опис візуальних характеристик предмета (наявність клейм, марок, підписів на ньому тощо).
2. У графі 4 зазначається кількість одиниць зберігання, зареєстрованих під одним обліковим номером (наприклад, кількість предметів у сервізі, меблевому гарнітурі тощо).
3. У графі 5 зазначаються матеріал, з якого виготовлений (створений) предмет, та його розміри.
4. У графі 6 зазначаються проба і маса дорогоцінних металів, маса дорогоцінного каміння відповідно до акта експертних випробувань.
5. У графі 7 зазначається стан збереженості предмета на момент реєстрації (добрий (без пошкоджень), задовільний, незадовільний).
6. У графі 8 зазначається оціночна та страхова вартість предмета у разі її визначення.
7. У графі 9 зазначаються:
джерело надходження: музей, галерея, органи доходів і зборів, інші фізичні та юридичні особи;
спосіб надходження: закупівля, дарування, спадщина, обмін, експедиція, передавання тощо;
реквізити акта приймання-передавання та інших документів: відповідного договору, заповіту, рішення суду, розрахункових та інших документів, що є підставою для приймання предмета до фонду музею.
8. У графі 10 зазначаються облікові номери предмета, за якими він зареєстрований у інвентарній книзі та спеціальній інвентарній книзі.9. У графі 11 зазначається додаткова інформація (за потреби), зокрема дані про рух предмета, зміну його атрибуції та реквізити документів, що є підставою для її зміни, тощо.