Заявки суду на конвоювання засуджених надсилаються безпосередньо за місцем їх тримання у двох примірниках. Перший примірник є підставою для видачі засудженого варті і залишається в справах установи виконання покарань, другий - додається до особової справи засудженого та служить підставою для передачі засудженого в пункті призначення. Довідкову інформацію про місцезнаходження засуджених отримують у Департаменті інформаційно-аналітичного забезпечення МВС та в управліннях інформаційно-аналітичного забезпечення ГУМВС (УМВС).