При надходженні до органу чи підрозділу поліції документ першочергово реєструється підрозділом документального забезпечення відповідного органу чи підрозділу поліції та не пізніше наступного дня після реєстрації (а стосовно документа термінового характеру - негайно) подається до керівництва відповідного органу чи підрозділу, яке визначає виконавців, встановлює строки виконання документа та необхідність здійснення контролю.
Резолюція на документі складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення (конкретні дії щодо виконання документа), термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тексті резолюції може бути зазначений строк виконання, при цьому він повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, але не порушуючи вимог нормативно-правових актів, що встановлюють строки виконання відповідних документів. Термін виконання контрольних документів установлюється за три дні до строку, визначеного в документі, або строку, передбаченого нормативно-правовими актами, а термінових - за один день. Якщо строк виконання в документі або резолюції до нього не зазначено, він виконується в строки, визначені законодавством України. У резолюції до контрольного документа обов'язково зазначається підрозділ, на який покладається контроль за своєчасним його виконанням.
Контрольні документи з грифом обмеження доступу або позначені літерою «М» першочергово реєструються відповідними підрозділами в установленому порядку.
При підготовці документів, що передбачають виконання конкретних заходів, в обов'язковому порядку визначаються головний виконавець, співвиконавці та встановлюються терміни або строки виконання заходів, що підлягають контролю.
Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. Якщо строк виконання обчислюється годинами, то його перебіг починається з моменту проставлення резолюції. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. До строку у півроку або квартал року застосовуються правила про строки, які визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, що визначений у півмісяця, дорівнює п'ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, визначений тижнями, спливає у відповідний день останнього тижня строку. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.
Термін визначається календарною датою або вказівкою на подію, яка має неминуче настати.