У ГЕКЦ ДПСУ та його регіональних підрозділах для функціонування криміналістичних обліків на центральному та регіональному рівнях визначаються особи, які відповідатимуть за функціонування відповідних колекцій, що закріплюється в їх посадових інструкціях.
Залежно від обсягів криміналістичних обліків та робіт, пов’язаних з функціонуванням цих обліків, можуть створюватися окремі структурні підрозділи з питань забезпечення функціонування цих обліків.