Усі матеріали, що стосуються одного правопорушення конкретної особи посадова особа, яка вповноважена розглядати справи про адміністративні правопорушення та накладати адміністративне стягнення, формує в одну справу про адміністративне правопорушення. Справа формується з протоколу про адміністративне правопорушення, відповідних актів перевірки підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, письмових пояснень, повідомлень, постанови про накладення адміністративного стягнення, листування з порушником та інших документів, що мають значення для правильного вирішення справи.
Справа має бути прошита, сторінки пронумеровані та скріплені печаткою з описом документів, що в ній зберігаються, з указівкою на номер аркуша (сторінки), завіряється підписом особи, яка винесла постанову, і здається на зберігання до архіву установи.
Справи про адміністративні правопорушення зберігаються в архіві в установленому порядку протягом трьох років відповідно до Інструкції з діловодства у Державному центрі зайнятості, затвердженої наказом Державного центру зайнятості від 12.09.98 N 3.