Журнал заповнюється особою, яка відповідає за ведення адміністративного провадження в органі Держкомзему (у його структурному підрозділі). Допускається ведення журналів в окремих структурних підрозділах органу Держкомзему. Журнали повинні мати пронумеровані сторінки, бути прошнурованими та скріпленими підписом керівника та печаткою відповідного органу Держкомзему.