Лабораторії ПММ у разі виявлення некондиційних ПММ під час видачі паспортів на ці ПММ або супроводжуючих листів до паспортів зобов’язані давати рекомендації щодо подальшого використання або відновлення якості некондиційних ПММ.
У разі виникнення розбіжностей у результатах випробовування лабораторія ПММ повинна затребувати проби некондиційних ПММ на повторне випробовування. Авіаційна частина, яка одержала такий запит, повинна в п’ятнадцятиденний строк доставити в лабораторію ПММ проби ПММ на повторне випробовування. У разі надання проб ПММ на повторне випробовування ПММ повинні залишатися без руху до одержання результатів повторного випробовування і відповідних рекомендацій лабораторії ПММ, яка проводила випробовування.
Кожен випадок виходу ПММ за межі кондиції повинен бути розслідуваний комісією, призначеною наказом командира авіаційної частини, з обов’язковою участю в ній фахівців служби ПММ і за необхідності служб, що відповідають за експлуатацію ПС. Винні притягуються до адміністративної і матеріальної відповідальності. Комісія складає акт довільної форми. Акт повинен містити такі дані:
назва нафтопродукту і номер нормативного документа на нього;
дата і місце відбору проби ПММ;
найменування лабораторії ПММ, яка проводила випробовування проби ПММ, і дата проведення випробовування;
номер і дата видачі паспорта якості;
показники якості, за якими ПММ визнані некондиційними, і причини виходу ПММ за межі кондиції;
висновок паспорта якості;
умови, строки зберігання і кількість ПММ, від яких відібрана проба;
якість відпрацювання і виконання річного плану проведення випробовування ПММ;
сума нанесеного збитку;
винні посадові особи;
висновок комісії про найбільш доцільне використання некондиційних ПММ.
До акта додаються паспорт якості ПММ, пояснення посадових осіб служби ПММ, довідка з бухгалтерії про вартість ПММ, інші документи, що стосуються розслідування.
За матеріалами службового розслідування командир авіаційної частини приймає рішення (з виданням наказу) про покарання винних (адміністративне стягнення, притягнення до матеріальної відповідальності або передача матеріалів до прокуратури) з подальшою доповіддю до ЦУЗ ПММ (ЦОВВ).
Облік наявності некондиційних ПММ ведеться у журналі обліку некондиційних ПММ відповідно до додатка 16 до цієї Інструкції.
Про всі випадки виявлення некондиційних ПММ ОЦЗ (ЦМТЗ, склади, бази) авіаційні частини доповідають до ЦУЗ ПММ (ЦОВВ).