Справи за зверненнями громадян розміщуються у хронологічному або алфавітному порядку.
Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м’яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи документів.
Обкладинка справи для пропозиції, заяви чи скарги оформлюється за встановленою формою, визначеною у додатку 6 до цієї Інструкції.