Справи за зверненнями громадян після їх розгляду, з усіма додатками (висновки, доповідні записки та інші документи, які підтверджують виконання у повному обсязі завдань про розгляд звернень громадян відповідно до резолюцій керівництва) повертаються відповідальному структурному підрозділу для централізованого формування справ та їх зберігання.
Формувати та зберігати справи за зверненнями громадян у виконавців забороняється.