З метою забезпечення оперативного розгляду звернень громадян, що надійшли від УКЦ, визначається посадова особа на рівні заступника Міністра, який координує взаємодію УКЦ та посадова особа відповідального структурного підрозділу МКІП, яка безпосередньо відповідає за взаємодію з УКЦ, прийняття та попередній розгляд звернень, що надійшли від УКЦ.
Відомості щодо визначених посадових осіб, їх контактні телефони та адреси електронної пошти подаються до УКЦ для надання індивідуального коду доступу до Єдиної електронної бази даних звернень.